Indkøb er en strategisk enhed, som tjener penge til din virksomhed

Sådan lyder ordene fra Jesper Wiell Bokkenheuser, Supply Chain Manager hos metalvirksomheden Rose Holm A/S, der er en familieejet virksomhed, som producerer befæstningsløsninger og har mere end 60 års erfaring med at levere til globale industrivirksomheder inden for vind, tung industri (pladevarmevekslere) og lettere jernindustri i form af industriskorstene.

Generationsskifte som startskud til ny strategi

Ved et generationsskifte i 2010 indsatte Rose Holm en professionel bestyrelse, som skulle sikre en mere strategisk retning med fokus på de kunder og produkter, som genererede størstedelen af virksomhedens omsætning. Det betød et farvel til 80 procent af virksomhedens eksisterende kunder og et goddag til nye kunder i vind-industrien. En væsentlig årsag til den nye strategi var finanskrisen.

”Vi havde en leverandørdatabase med en vidtrækkende produktportefølje, men uden betydelige volumener bag produkterne. Især dykket i byggebranchen ramte os hårdt, og det krævede en gentænkning af virksomhedens overordnede strategi og de underliggende funktioner, herunder indkøb,” fortæller Jesper Wiell Bokkenheuser og fortsætter:

”Jeg fik til opgave at transformere indkøbsfunktionen og gøre den til en strategisk enhed, som ikke blot skulle generere besparelser, men også understøtte salget. Det krævede blandt andet brug af værktøjer, som kunne understøtte indkøbsarbejdet og intern videndeling i Rose Holm.”

Fra et skrivebord i hjørnet til strategisk indkøbsfunktion

Ifølge Jesper Wiell Bokkenheuser skal indkøb ikke bo i økonomiafdelingen, men være en selvstændig enhed, som arbejder efter en nøje fastlagt strategi.

”Hvis indkøb skal generere mere profit end udgifter, skal det ikke blot være en kontorfunktion, som eksekverer på et ERP-system. Du skal have en klar strategi for dine indkøb og skabe overblik over varenumre og spend på dine forskellige varegrupper,” forklarer han og uddyber:

”Vi bruger fx SAP som ERP-system. Det giver os mulighed for at kategorisere varerne og trække lister ud med spend, så vi kan se, hvor vigtig den pågældende vare er. SAP er et omfattende system, så en del af processen kører vi manuelt. Vi sender blandt andet udbud ud i et Excel-ark med den produktliste, som vi gerne vil have en quote på.”

SMV’er uden ERP kan også arbejde strategisk

Du kan sagtens arbejde strategisk, selvom du ikke har et ERP-system. Meget af arbejdet kan gøres ved hjælp af Excel og klassiske category management-modeller.

”Det handler i bund og grund om, hvorvidt din vare er kompliceret eller ikke-kompliceret, og hvor meget den udgør af din virksomheds spend. Hvis du har den viden, kan du sagtens bygge en strategi ud fra det. Her kan du blandt andet støtte dig op af Kraljics klassiske indkøbsmodel, som kan hjælpe dig med at kategorisere dine varegrupper,” forklarer Jesper og tilføjer:

”Kraljic-modellen har været essentiel for vores måde at købe ind på hos Rose Holm. Det har hjulpet os med at klarlægge, hvor vi skal lægge en fokuseret indsats, så vi i dag køber ind på større volumener og dermed opnår bedre kommercielle betingelser.”

Fokus på relationer er nøglen

En anden grundsten i strategisk indkøb er et øget fokus på relationer. Hos Rose Holm er indkøb ikke længere en funktion, hvor indkøberne blot skubber ordrer ud ad døren til lavestbydende. Indkøbsafdelingen skaber konkurrencemæssige fordele for virksomheden gennem et styrket forhold til leverandørerne.

”Hvis produktet er kritisk, kan du ikke slippe afsted med at tryne dine leverandørerne på pris. Her skal du have fokus på relationen. I det hele taget er indkøbsfunktionen i dag langt mere salgspræget, end den var før i tiden og læner sig op ad den relationsbaserede salgstilgang,” siger Jesper og fortsætter:

”I strategisk indkøb handler det om at balancere vigtigheden af relationen til din leverandør. Lav fx en plan for, hvor ofte du vil besøge dine leverandører, og hvor meget du vil presse dem på prisen. Hvis du pludselig står i en nødsituation og skal bruge en vare på den halve tid, så vil de være mere tilbøjelige til at hjælpe dig, hvis I har en god relation.”

Uddan din indkøbsfunktion

Hos Rose Holm bliver indkøbsfunktionen i dag anerkendt som en strategisk enhed, der arbejder aktivt med egne målsætninger og planer, som skaber sorte tal på bundlinjen.

”Hvis du opfatter din indkøbsfunktion som et profitcenter i stedet for et kostcenter, ligger der en klar målsætning om, at de besparelser, der opnås af indkøbsafdelingen, skal overstige udgifterne. Det stiller store krav til medarbejderne og kræver, at indkøberne kan arbejde både taktisk og operationelt,” forklarer Jesper.

”Du skal altså identificere de medarbejdere, som har kompetencerne til at løfte opgaven og uddanne dem, hvis der er behov for det. Hvis I ikke har kompetencerne internt, så hent hjælp udefra og få lavet en køreplan for, hvordan I skal arbejde med de leverandører og kategorier, der er kritiske for jeres supply chain,” afslutter han.