Persondatapolitik

Persondata i Eksportforeningen – sådan behandler vi dine data

I Eksportforeningen behandler vi dine data med respekt, med fuld gennemsigtighed for dig og naturligvis i henhold til persondataforordningen. Her kan du læse, hvilke data vi behandler, hvordan vi behandler dem, og hvad dine rettigheder er.

CLICK FOR ENGLISH

Eksportforeningen er dataansvarlig – kontakt os her

Eksportforeningen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.

Vores oplysninger er:

Eksportforeningen
Eksportens Hus
Lysbrohøjen 24,
8600 Silkeborg

CVR-nr.: 35310118
Telefon: +45 86 81 38 88
E-mail: export@dk-export.dk

Kontor i København

Kongens Nytorv 26, 3.
1050 København K

Kontor i Kina

Danish Export Association
Shanghai Rep. Office
Rm1703, 1277 Beijing Xi Lu
Shanghai 200040, China

Underleverandører og samarbejdspartnere

Vi har en række underleverandører, som er databehandlere for os fx i forbindelse med it-support, web og CRM. Vi har indgået databehandleraftaler med vores leverandører og sikrer os, at de også lever op til persondataforordningen, så du kan være sikker på, at dine data bliver behandlet sikkert og korrekt ifht. lovgivningen.    

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål, kommentarer eller andet.

Kontor i Kina

Eksportforeningen har et kontor i Kina, der varetager foreningens netværk, rådgivning mv. på markedet. Kina-kontoret har ikke adgang til foreningens danske CRM-system, hjemmeside eller økonomisystem, men får data tilsendt fra Eksportforeningen, når kontoret er involveret i aktiviteter i Kina. Vi videregiver kun persondata, hvis det er nødvendigt for afholdelsen af aktiviteten. Derudover kan der ske overførsel af persondata i forbindelse med videndeling mellem medlemmer, rådgivningsopgaver mv., og her beder vi dig altid om samtykke til, at vi videregiver informationer til Kina-kontoret, så vi kan opfylde vores aftale med dig.

Datterselskaber

Eksportforeningen har to datterselskaber: Standesign og DWEA. Begge virksomheder er selvstændige datter-selskaber og dataansvarlige med egne persondatapolitikker, CVR-numre mv. Eksportforeningen har indgået en databehandleraftale med DWEA, da foreningens regnskabsafdeling og marketingafdeling varetager en række opgaver for virksomheden.

Hvad er persondata?

Persondata er oplysninger, som kan identificere dig som fysisk person. I Eksportforeningen er det udelukkende følgende persondata, der er relevant for vores forretning: Navn, arbejdsmail, stillingsbetegnelse, tjenestested, relation i forhold til nærmeste beslutningstager, CV, pasnummer, CPR-nummer, markeds-, sektor- og landeinteresser mv., situationsbilleder og video. Du kan derfor blive bedt om at levere oplysningerne til os, da de kan være nødvendige for at gennemføre en aktivitet.

Eksportforeningen behandler persondata tilknyttet kontaktpersoner hos medlemmer, kunder, leverandører og andre relevante samarbejdspartnere ved at indsamle, registrere, systematisere, opbevare, tilpasse, videregive og slette.

Vi indsamler, behandler og lagrer persondata om dig i forbindelse med medlemskab, køb eller interesse i vores aktiviteter, tilbud mv. Det kan også være, at du er en nødvendig kontaktperson i forbindelse med, at dine kolleger indgår en aftale med Eksportforeningen og angiver dig som kontakt. I så fald vil vi også behandle dine oplysninger i overensstemmelse med vores persondatapolitik. I begge situationer skal samtykket ske frivilligt og klart, så du ved præcis, hvilke oplysninger vi indsamler, behandler og lagrer, og hvorfor vi gør det. 

Hvad er formålet med, at vi behandler personoplysninger, hvilke oplysninger behandler vi, og hvad er retsgrundlaget?

Eksportforeningen er en medlemsejet organisation, som driver netværk i Danmark og Kina, og som udbyder en række aktiviteter til medlemmer og ikke-medlemmer. Vi behandler personoplysninger om dig i en række tilfælde, som du kan læse mere om i nedenstående:

  • Når din virksomhed bliver medlem i Eksportforeningen, og du er relevant kontaktperson for medlemskabet
  • Når du tilmelder dig aktiviteter, som Eksportforeningen arrangerer/er medarrangør på
  • Når du udviser interesse for en aktivitet, et marked, en industri mv.
  • Når du deltager i undersøgelser, konkurrencer mv., som vi arrangerer
  • Når du er samarbejdspartner eller leverandør til Eksportforeningen

Medlemskab

Vi indsamler personoplysninger om dig, din virksomhed og andre relevante kontakter for medlemskabet, når I melder jer ind i foreningen. Det gør vi med det formål at kunne håndtere indmeldelsen, fakturere medlemskab, køb af aktiviteter og i forbindelse med markedsføring, kontakt omkring medlemskab, servicemails mv.

Vi opbevarer data i hele medlemskabets periode og melder I jer ud, opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige for at leve op til gældende dansk lovgivning. Data omkring interesseområder og deltagelse i aktiviteter opbevarer vi i den periode, som er relevant. Du kan altid kontakte os for at få oplyst, hvilke data vi opbevarer, eller hvis du ønsker at få dem slettet.   

Personoplysningerne omfatter navn, titel, mailadresse, telefonnumre og interesseområder i forhold til markeder, sektorer, viden mv. Dertil kommer viden omkring virksomheden fx CVR-nummer, antal ansatte mv.

Aktiviteter

Vi indsamler personoplysninger om dig i forbindelse med deltagelse i aktiviteter, som du eller din virksomhed deltager i. Det gør vi med det formål at kunne gennemføre aktiviteten på bedst mulig vis for dig som deltager. Vi gemmer dine oplysninger og bruger det til at markedsføre lignende aktiviteter ud fra dine tidligere præferencer, så du får tilbud, som matcher dine interesser.  

Vi opbevarer data i hele medlemskabets periode og melder I jer ud, opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige for at leve op til regnskabslovens krav om dokumentation. Data omkring interesseområder og deltagelse i aktiviteter opbevarer vi i den periode, som er relevant. Du kan altid kontakte os for at få oplyst, hvilke data vi opbevarer, eller hvis du ønsker at få dem slettet.  

Hvad er retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger?

Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger jf. ovenstående er EU's persondataforordning artikel 6, stk. 1, litra a, b eller c.

 

Hvordan anvender vi dine persondata?

Vi bruger dine data til at give dig den bedste oplevelse, når du deltager i aktiviteter med os. Derudover bruger vi data til at udvikle og optimere vores kommunikation og markedsføring til dig, så du får viden og information, som er målrettet dig og dine interesser. Du kan derfor forvente, at vi bruger persondata til følgende:

  • Registrering og koordinering i forbindelse med planlægning og gennemførelse af aktiviteter
  • Opfyldelse af vores aftale og dine ønsker og forventninger til aktiviteter eller vores tilbud
  • Forbedring og udvikling af vores tilbud og aktiviteter
  • Tilpasning og udvikling af vores kommunikation og markedsføring
  • For at sikre, at vi overholder gældende lovgivning

Vi sender mails med viden og tilbud om aktiviteter, og der vil være en boks ved tilmelding, hvor du skal klikke separat af, hvis du vil modtage mails fra os. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvis du ønsker det. 

Billeder og video

Når du deltager i aktiviteter med Eksportforeningen, vil du opleve, at vi tager situationsbilleder og/eller situationsvideoer, hvor du optræder på. Det gør vi i følgende situationer:

  • Når vi gennemfører aktiviteter, hvor vi har fået tilskud fra The Trade Council, da der her er krav om, at vi kan dokumentere arrangementet og udbyttet gennem blandet andet fotomateriale/video.
  • Når vi gennemfører aktiviteter og optager video/tager fotos til brug i vores markedsføring. Du kan sige nej tak til at deltage – du skal blot tage fat i os.
  • Billeder og video fra vores aktiviteter bruger vi desuden som intern dokumentation og læring til, hvordan vi kan optimere gennemførelsen af vores aktiviteter. Du kan altid tage fat i os, hvis du ønsker at blive slettet fra vores materiale.

Vi beder altid om dit specifikke og aktive samtykke, hvis vi ønsker at bruge video/fotomateriale i vores mar-kedsføring, hvor du optræder i portrætlignende situationer. 

Overførsel til tredjepart

I Eksportforeningen videregiver vi dine persondata til samarbejdspartnere. Det kan være, når en videregivelse til fx et datterselskab eller en messearrangør er påkrævet for at kunne gennemføre en aktivitet tilfredsstillende. I det tilfælde videregiver vi kun de absolut mest nødvendige persondata med det formål at opfylde aftalen mellem Eksportforeningen og din virksomhed. Endelig videregiver vi persondata til samarbejdspartnere, hvis der opstår en situation, hvor det er nødvendigt for at kunne overholde gældende dansk lovgivning.

Vores samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, og vi opfordrer dig til at gøre dig bekendt med deres persondatapolitik. Når du tilmelder dig en aktivitet, fremgår det af programmet, hvem vores samarbejdspartnere er.

Deltager din virksomhed på aktiviteter, som vores datterselskab DWEA arrangerer/er medarrangør af, videregiver vi dine oplysninger, hvis du er kontaktperson for din virksomhed. DWEA modtager data for at kunne gen-nemføre aktiviteter. Du kan læse DWEAs persondatapolitik her

Når vores datterselskab Standesign varetager standbyggeropgaver på projekter, hvor du og din virksomhed deltager, overfører vi de persondata, som er relevante for løsningen af opgaven. På den måde kan Standesign kontakte dig omkring jeres stand, så opgaven bliver løst i henhold til jeres ønsker. Du kan læse Standesigns persondatapolitik her.

Overførsel til ikke-EU/EEA-lande

I det omfang vi har databehandleraftaler med virksomheder uden for EU, har vi indgået databehandleraftaler og sørget for et korrekt overførselsgrundlag i henhold til EU’s persondataforordning.

I det omfang messer mv. finder sted i ikke-EU/EEA-lande, kan der blive tale om, at vi overfører persondata i form af fx navn, mail og pasnummer. I usikre lande er der ikke nødvendigvis regler for datasikkerhed. Vores overførselsgrundlag er persondataforordningens artikel 49, stk. 1, litra b, idet der er tale om en kontraktlig forpligtelse.

Eksportforeningen samarbejder udelukkende med betroede samarbejdspartnere som fx ambassader, generalkonsulater, messearrangører mv. placeret i tredjelande, og vi udvælger nøje, hvem der modtager dine persondata. Vi sætter ligeledes krav til samarbejdspartnerens håndtering af dine data.

Hvordan opbevarer vi dine data?

Eksportforeningen lagrer og behandler dine oplysninger i overensstemmelse med vores it-politik, der skitserer, hvordan vi sikrer os mod uautoriseret adgang, ødelæggelse eller offentliggørelse af dine data. Vores systemer er nøje udvalgt med hensyn til sikkerhed, så du kan være sikker på, at dine data bliver behandlet med størst mulig omhu. Vi har indgået databehandleraftaler med vores underleverandører, partnere mv. og stiller dermed krav til, at de også behandler dine data korrekt.

Alle medarbejdere i Eksportforeningen har adgang til dine oplysninger og ved, hvordan vi behandler dine data. Vi har løbende fokus på persondata og it-sikkerhed, og alle medarbejdere får løbende viden og uddannelse ifht. sikker håndtering af data.

Dine rettigheder

Du kan altid henvende dig til Eksportforeningen og få at vide, hvilke oplysninger vi har indsamlet om dig, hvor vi har dem fra, og hvad du kan forvente, at vi bruger dem til. Du kan også få viden om, hvem der modtager dine data, og hvilke underleverandører vi samarbejder med, og som derfor er databehandlere og kan se dine data.

Ønsker du at få rettet dine oplysninger, eller vil du have dem slettet, skal du henvende dig til Eksportforeningen. Vi vil herefter indgå i dialog med dig omkring dit ønske, så vi sikrer, at du bliver hjulpet bedst muligt, og at vi i Eksportforeningen fortsat kan leve op til den danske lovgivning. Herefter vil vi slette dine data hurtigst muligt, når betingelserne er på plads.

Hvis din virksomhed melder sig ud af Eksportforeningen, eller du ikke længere er ansat i virksomheden, gemmer vi dine identitets- og transaktionsoplysninger i fem år i henhold til bogføringsloven, hvidvaskningsloven og logningsbekendtgørelsen. EU's persondataforordning artikel 6, stk. 1, litra c.

Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra personer under 18 år. Bliver vi gjort opmærksom på, at det er sket, sletter vi oplysninger, så snart vi får viden om det. 

Du kan kontakte Eksportforeningen og få hjælp i forbindelse med dine data:

Sebastian Schwarz
Head of Administration and HR
Sebastian.schwarz@dk-export.dk

Tanja Hai
Head of Communications and Marketing
Tanja.hai@dk-export.dk